Monday, July 7, 2014

تحليل وتصميم النظم دراسة الجدوي Feasibility Analysis

تحليل وتصميم النظم دراسة الجدوي
 Feasibility Analysis 


الدراسة الجدوى التحليلية  Feasibility Analysis
بمجرد عن عرفت حاجة النظام ومتطلبات الأعمال . ربما تقوم لجنة الموافقة بالتصريح لمحلل النظم لإعداد تفاصيل أكثر عن حالة الاعمال لفهم مشروع نظام المعلومات المقترح. الدراسة التحليلية ترشد المنظمة في الاختيار ما إذا كانت تريد الاستمرار بالمشروع. الدراسة التحليلية Feasibility analysis  تعرف المخاطر المهمة التي ترافق المشروع  الذي يجب إداراته إذا تم الموافقة عليه.  ومع طلب النظام System Request كل منظمة (نقصد بالمنظمة أو المؤسسة عبارة عن شركة أو مؤسسات حكومية أو  منظمة غير ربحية أو جمعيات أو مؤسسات مثل الجامعات ) لها إجراءاتها أو عملياتها  الخاصة بها وكذلك صيغة الدراسة التحليلية. ولكن معظم المنظمات تشمل تقنيات لتقييم  ثلاثة جوانب كما الشكل التالي  يوضحها وهي :-
1.      دراسة الجدوى التقنية.
2.      دراسة الجدوى الاقتصادية.
3.      دراسة الجدوى التنظيمية.
شكل 1.9 جوانب الدراسة التحليلية.

شكل 1.9 جوانب الدراسة التحليلية.
ربما تتسأل باستغراب وتعجب لماذا حذفنا دراسة الجدوى الزمنية Time Feasibility. في تحليل وتصميم النظم الحديث أصبح الوقت أو الزمن هو مشكلة تخص إدارة المشروع Project Management  وليس مشكلة يمكن تحليلها لذلك سنتكلم عن الزمن والوقت عند إدارة المشروع وبناء خطة لتنفيذ المشروع.
نظرة عامة على الجوانب الثلاثة  لدراسة الجدوى التحليلية
أولا دراسة الجدوى التقنية Technical Feasibility
شكل 1.10 الجوانب التي تتطرق  اليها دراسة الجدوى التقنية.1


شكل 1.10 الجوانب التي تتطرق  اليها دراسة الجدوى التقنية.1
ثانيا  دراسة الجدوى الاقتصادية Economic Feasibility


 الجوانب التي تتطرق اليها دراسة الجدوى الاقتصادية

شكل 1.11 الجوانب التي تتطرق اليها دراسة الجدوى الاقتصادية
ثالثا دراسة الجدوى التنظيمية Organizational  Feasibility
 الجوانب التي تتطرق اليها دراسة الجدوى التنظيمية


شكل 1.12 الجوانب التي تتطرق اليها دراسة الجدوى التنظيمية

بالرغم من اننا نقاشنا دراسة الجدوى التحليلية Feasibility Analysis خلال سياق بدء المشروع Project Initiation الا ان معظم فرق المشاريع تنقح دراسة الجدوى خلال دورة حياة تطوير النظام SDLC وتعود الى محتويات  عن نقاط الفحص المختلفة خلال المشروع. وإذا وجدت نقطة  عندها مخاطر للمشروع يتم تحديد التوازن الى الفوائد (الأرباح). ربما يقرر فريق المشروع بإلغاء المشروع  واتخاذ مراجعة جوهرية.

دراسة الجدوى التقنية Technical Feasibility
-          أول تقنية في  دراسة الجدوى التحليلية لتقييم الجدوى التقنية للمشروع.  لتمتد  بحيث  يمكن ان ينجح تصميم Design وتطوير Develop وتنصيب Install  النظام بواسطة مجموعة تكنولوجيا المعلوماتIT. دراسة الجدوى التقنية هي جوهرية لتحليل المخاطر التقنية وتسعى للإجابة على السؤال هل يمكننا بناء النظام؟ Can we build the System?.
الإلمام بالتطبيقات Familiarity With Applications:-
-          العديد من المخاطر تكون خطيرة على اكمال نجاح المشروع. في المقام الاول هل المستخدمين  والمحللين لديهم إلمام بالتطبيق؟. عندما يكون المحللين غير ملمين مع مجال تطبيق الاعمال فان فهمهم الخاطئ  للمستخدمين ستزداد أو سيخطئون فرص التحسين. المخاطر تزداد بطريقة دراماتيك  عند المستخدمين أنفسهم أقل إلماما مع التطبيقات مثل تطوير أنظمة  تدعم ابتكار الاعمال الجديدة. بشكل عام تطوير نظام جديد يعتبر أكثر خطورة  من توسيع نظام موجود لأنه يمكن فهمه بصورة  أفضل.  
-          طبعا نستخدم السؤال هل يمكننا بناءه؟ ولكن يوجد خيار أخر في حال كان النظام متوفر في حزمة تجارية يمكن شراءه ولكن السؤال الذي يطرح هنا هل هو مناسب لأعمالنا ويمكننا تنصيبه؟

الالمام بالتكنولوجيا  Familiarity With Technology:- 

-          يعتبر الالمام بالتكنولوجيا مصدر مهم للمخاطر التقنية. عندما يستخدم  النظام تكنولوجيا لم تستخدم من قبل داخل المنظمة. فان فرص المشاكل والتأخير ستزداد وتحدث بسبب الحاجة للتعلم كيف سنستخدم هذه التكنولوجيا. المخاطر تزداد عندما تكون التكنولوجيا نفسها جديدة مثل تطوير مواقع الويب باستخدام اجاكس.

حجم المشروع Project Size :-
-          الاخذ بعين الاعتبار بحجم المشروع مهم.  لأنه سيحدد عدد الاشخاص في فريق التطوير. والزمن الذي سيحتاجه  لإكمال المشروع. وعدد المميزات المميزة في النظام. المشاريع الكبير توجه خطورة أكبر وذلك لأنها أكثر تعقيدا  للإدارة  وذلك بسبب انه توجد فرص ان يتم تجاهل متطلبات النظام المهمة او يخطئ فهمها. وتوسع النظام في المشروع يحتاج الى التكامل بين مكوناته وهذا يسبب مشاكل في حال تم تجاهل احد المكونات.
التناغم أو الملائمة  Compatibility:-
-           يجب على فريق المشروع الاخذ بعين الاعتبار بتناغم النظام الجديد مع التكنولوجيات الموجودة لدى المنظمة. الانظمة ناذرا ما يتم بناءه في الهواء بمعنى تبنى داخل المنظمة التي لديها العديد من الانظمة في المنظمة. ولذلك يعتمدوا على البيانات من الانظمة الموجودة وايضا ربما ينتجون بيانات تغذي التطبيقات الاخرى. وربما يستخدموا البنية التحتية لشبكة الاتصالات. على سبيل المثال نظام CRM  الجديد وهو اختصار ل Customer Relation Management إدارة علاقات الزبائن. يكون لهذا النظام قيمة صغيرة إذا لم تستخدم  البيانات الموجودة داخل نظام مبيعات المنظمة. وتطبيقات التسويق ونظام خدمات الزبائن.
-          تقيم دراسة الجدوى  التقنية للمشروع هي ليست عمليات حصد المزروع وتجفيفه لأنه  في العديد من الحالات بعض التفسيرات للشروط الضمنية مطلوبة مثل الى أي حد سيحتاج المشروع أن يكبر قبل أن يصبح غير مجدى. أحد المنهجيات هي مقارنة المشروع تحت الاخذ بالاعتبار الفترة الزمنية للمشروع التي يمكن للمنظمة الاخذ به على عاتقها. الخيار الاخر هو استشارة خبير محترف في تكنولوجيا المعلومات من المنظمة او من خارج المنظمة. غالبا هم سيحكمون هل النظام مجدي من الناحية التقنية؟


دراسة الجدوى الاقتصادية Economic Feasibility
العنصر الثاني في دراسة الجدوى التحليلية هو الجدوى الاقتصادية Economic Feasibility  وايضا تسمى بتحليل التكلفة – الفائدة Cost –Benefit Analysis. ودراسة  الجدوى  الاقتصادية تسعى للإجابة هل يجب علينا بناء النظام؟ Should we Build the System?. دراسة الجدوى الاقتصادية تحدد التعريفات للتكلفة والفائدة المرتبطة بالنظام و وتحديد القيمة وحساب تدفق المال في المستقبل وقياس تمويل المشروع. ونتيجة التحليل فان فرصة التمويل ومخاطر المشروع يجب أن تفهم. وتذكر دائما ان المنظمات لديها محدودية في موارد راس المال وعدة مشاريع  سوف تكون منافسة  للتمويل. فالمشاريع المكلفة يجب أن تكون أكثر دقة وتفصيلا في التحليل. وقبل البدء بالتخطيط لهذه العملية مع مثال تفصيلي أولا سنتحدث عن إطار أو هيكل Framework  سنطبقه لتقييم استثمارات المشاريع ومقايس التقييم الشائعة التي تستخدم.
قياس وتحليل السيولة المالية Cash Flow Analysis & Measures 
عموما مشاريع تكنولوجيا المعلومات تستخدم الاستثمار الاولي initial investment يُنتج تدفق من المنافع عبر الوقت بمرافقة دعم  التكاليف. ومع ذلك قيمة  المشروع يجب قياسها عبر الوقت. السيولة المالية كلا من السيولة الداخلة inflow  والسيولة  الخارجة outflow  تقدر خلال فترة زمنية مستقبلية. ويتم تقيمها من خلال عدة تقنيات للحكم على المنفعة التي تبرر التكاليف.
في المثال التالي نعرض سيولة مالية  بسيطة جدا لنوضح تقنيات التقييم, في المثال النظام طور في السنة 0 بمعنى السنة الحالية بتكلفة 100,000$.
جدول الارباح (الفائدة) – التكلفة

السنة 0
السنة 1
السنة 2
السنة 3
الإجمالي
1-     الفائدة الاجمالية

45,000
50,000
57,000
152,000
2-     التكلفة الاجمالية
]100,000[
10,000
12,000
16,000
138,00
3-     صافي الفائدة
(الفائدة الاجمالية –التكلفة الاجمالية)
]100,000[
35,000
38,000
41,000
14,000
4-     الفائدة التراكمية للسيولة المالية
]100,000[
]65,000[
]27,000[
14,000

جدول 1.5 الارباح الفائدة لشركة TS
بمجرد أن النظام شغل يتم توقع الفائدة والتكلفة خلال الثلاثة  سنوات في السطر 3 في الجدول السابق ان صافي الفائدة حسبت بطرح الفائدة الاجمالية لكل سنة من التكلفة الاجمالية لكل سنة. وفي السطر 4 حسبت الفائدة التراكمية الاجمالية للسيولة المالية. نلاحظ ان [65,000] ,[35,000]  بين القوسين وتعني اننا لم نسترد بعد راس المال وفي السنة 3 ثم استرداد راس المال واضافة اليه 14,000 توجد طريقتين شائعتين  لتقييم قيمة المشروع ويمكن الان تحديدها .

العائد من الاستثمار  Return on Investment  ROI
ال ROI تقيس نسبة  متوسط المال الذي سيُحصل عليه من الاستثمار في المشروع. وهي معادلة بسيطة تحسب كالتالي:-
ROI = الفائدة الاجمالية – التكلفة الاجمالية
                 التكلفة  الاجمالية
العائد من الاستثمار = 152,000 -  138,000 =  14,000    = 10,14 %
                                138,000               138,000
كلما كانت ال  ROIالمقترحة عالية جدا فان فائدة المشروع ستكون فائقة التباعد مع تكاليف المشروع. فعندها تكون ROI غير واضحة في حال كانت عالية. رغم ان ال ROI شائعة الاستخدام عمليا ومع ذلك صعبة التفسير ويجب ان لا تستخدم لوحدها لقياس الفائدة  من المشروع.
نقطة التعادل Break-Event Point BEP

وهي طريقة شائعة لقياس هل المشروع مجدي من حيث الفائدة. ذكرت سابقا بانه في السنة الثالثة بدانا باسترداد راس المال في الواقع نحن لا نعرف متي بالتحديد فهو بعد  انتهاء السنة الثانية والسنة الثالثة ولكن متى فهذه المعادلة تخبرنا متى نبدأ استعادة راس المال المستثمر. تسمى أيضا دالة بسداد الدين Payback Method
BEP = عدد السنوات التي لم يسترد المال +  المبلغ الكلي الذي فيه العام بدء استرداد المال – الفائدة  التراكمي
                                                         المبلغ الكلي الذي فيه العام بدء استرداد المال
-          عدد السنوات التي لم يسترد المال:- هي السنوات السالبة التي لم يبدأ عندها  استرداد المال كما قلنا هي هنا عامين بعد .
-          المبلغ الكلي الذي فيه بدء استرداد المال : نقصد هنا نحسب الفائدة بدءا من العام الذي بدء فيه استرداد المال  والعوام التي تليها هنا العام الثالث لدينا فقط ولوكان لدينا عام رابع سنحسب الفائدة للعام الثالث.
-          الفائدة  التراكمية : هي الفائدة الصافية طوال السنوات كلها وهي = اجمالي التكاليف – اجمالي للفائدة
ومن هنا نجد ان BEP = 41,000 – 14,000 = 2.68  عام
                                   41,000
نقطة التعادل فهي بديهيا يمكن أن نفهمها وهي تعطي مؤشر على سيولة المشروع أو السرعة التي سيبدأ عندها استرداد المال. المشاريع التي ينتج عندها استرداد للمال في بدائية حياتها تعتبر أقل خطورة وعندها نستطيع التوقع بالأحداث الزمنية  القريبة near-term event بدقة أكثر من الاحداث الزمنية البعيدة
 long-term event . BEP تتجاهل سيولة  المال التي تحدث بعد وصول او حدوث النقطة لذلك هي موجه نحو المشاريع طويلة الامد Long-term Project.

تقنية السيولة المالية المقطوعة Discounted Cash Flow Technique DCF
جدول الفوائد (الأرباح)- التكلفة البسيط و العائد من الارباح ونقطة حدث التوقف كلها تتشارك الضعف في عدم تميز قيمة الوقت للمال. ففي هذه التحليلات تم تجاهل الوقت فقد تم اعتبار ان المبلغ في السنة الثالثة هو نفسه بالتحديد كما في السنة الأولى.
السيولة المالية المقطوعة DCF يستخدم لمقارنة  القيمة الحالية Present Value PV لكل  النقد الداخل inflow  والخارج outflow للمشروع في أيام الفترات المالية. المفتاح لفهم القيمة الحالية PV تكون بتميز إذا كان لديك دولار اليوم يمكن أن تستثمره وتأخذ عليه نسبة راجعة  Rate of Returnمن الارباح على استثمارك. وبناءً على ذلك الدولار الذي تحصل عليه في المستقبل يستحق قيمة أقل من الذي  تحصل عليه اليوم. والسبب أنك لا تستطيع أن تعرف أين تتجه استثماراتك. لوكان لديك صاحب يمتلك 100$ لك وبدلا من إعطاءك المائة دولار  في ثلاث سنوات. وافترضت يمكنك استثمار هذه المبلغة عند 10% من النسبة الراجعة rate of return فانت في نهاية الفترة سوف تحصل على ما يعادل 75% ويتم احتساب التحول في النقد المستقبلي الى القيمة الحالية عن طريق الصيغة التالية.

القيمة الحالية PV =  مبلغ السيولة المالية Cash Flow amount
                           (1+ النسبة الراجعة Rate of Return )ن

حيث ن هي العام ان كنا سنحسب للعام الاول نضع رقم 1  والعام الثاني 2 هكذا.  النسبة الراجعة تستخدم لحساب القيمة الحالية (القيمة  في الوقت الحاضر) واحيانا تسمى النسبة الراجعة ب النسبة الراجعة المطلوبة أو تكلفة الحصول على راس المال اللازم لتمويل المشروع.  العديد من المنظمات سوف تحدد النسبة الراجعة الملائمة المستخدم عند تحليل استثمارات تكنولوجيا المعلومات. محلل النظم يجب ان يستشير قسم المالية للمنظمة لتحديد النسبة الراجعة الملائمة.
ولتوضيح المثال على 100$ التي سنحصل عليه في 3 سنوات  مع نسبة راجعة مطلوبة هي 10% فان الناتج للقيمة الحالية هي 75.13$

القيمة الراجعة PV ل 100$  =    100        =   100   = 75.13$
                                      (1+ 10.)      1.331



الجدول التالي يحسب القيمة الحالية للتكاليف والفوائد (الأرباح) للقيم التي استخدمناها سابقا.


السنة 0
السنة 1
السنة 2
السنة 3
الاجمالي
إجمالي الفائدة

45,000
50,000
55,000

القيمة الحالية لإجمالي الفائدة

40,909
41,322
42,825
125,056
اجمالي التكلفة
100,000
10,000
12,000
16,000

القيمة الحالية لإجمالي التكلفة
100,000
9,091
9,917
12,021
131,029
جدول 1.6  القيمة الحالي PV للتكاليف والارباح
ومن هنا يمكننا حساب القيمة الحالية الصافية Net Present Value NPV وذلك من خلال المعادلة التالية.
القيمة الحالية الصافية NPV =  مجموع كل القيم الحالية لإجمالي الفائدة  - مجموع كل القيم الحالية لإجمالي التكاليف. NPV= ∑ PV of Total Benefits - ∑ PV of Total Costs.
ولحساب القيمة الحالية الصافية للمثال السابق كالتالي:-
NVP = 125,056$ - 131,029$ = (-5,973$)=5973$
العائد من الاستثمار  Return on Investment  ROI


الجدول التالي يحدد ما يجب أن يتضمنه دراسة الجدوى الاقتصادية

المطلوب في دراسة الجدوى
التفسير
1-     تعريف الفوائد (الأرباح) والتكاليف
إعداد قائمة بكل الفوائد (الأرباح) والتكاليف الملموسة للمشروعة. تتضمن التكاليف الثابتة (فقط مرة واحدة) وتكاليف العاملين على المشروع.
2-     تقييم قيم التكاليف والفوائد (الأرباح)
اعمل مع المستخدمين التجاريين (الاعمال) والمحترفين من تكنولوجيا المعلومات لتكوين الارقام لكل التكاليف والفوائد (الأرباح) وحتى التكاليف الغير ملموسة يجب تقديرها قدر الامكان .
3-     تحديد السيولة النقدية (المالية)
تكهن أو تنبأ كم ستكون التكاليف والفوائد (الأرباح) خلال فترة زمنية عادة تكون 3 الى 5 سنوات. طبق نسبة النمو على كل القيم إذا كانت  ضرورية.
4-     تقييم القيمة الاقتصادية للمشروع
تقييم العائد المتوقع من المشروع  مقارنة بالتكاليف. باستخدام أح التقنيات التالية أوكلها.               
تقنية عائد الاستثمار ROI :
تقوم بحساب معدل العائد من المال المستثمر في المشروع باستخدام صيغة ROI
تقنية  نقطة التعادل BEP:
تقوم بمعرفة السنة التي بدء عندها استرداد راس المال وهذا يحدد كم سأخذ النظام  من وقت حتي يبدأ بإنتاج عوائد تغطى تكاليف إنشاءه.
القيمة  الحالية الصافية NPV:
إعادة تقييم كل التكاليف والمنافع في أيام الفترات المالية (نعني بذلك كم تساوي المبالغ المستثمر في المستقبل في هذه الايام)  وتعرف Today's Dollar Terms وذلك باستخدام القيمة الحالية PV ,وباستخدام معدل خصم مناسب حدد كل القيم الحالية  للفوائد والتكاليف واحسب القيمة الحالية الصافية هل هي أكبر من 0 أو أصغر من 0.
جدول 1.7 دراسة الجدوى الاقتصادية
تحديد التكاليف والعوائد Identify Costs and Benefits
أول مهمة لمحلل النظم عند تطوير دراسة الجدوى الاقتصادية هي تعريف كافة أنواع التكاليف والعوائد التي سوف يمتلكها النظام وقم بعملية ترتيبها في جدول من اليمين الي الشمال بالعربي أو من الشمال الى اليمين بالإنجليزية. التكاليف والعوائد تصنف  الى اربع تصنيفات:-
 أنواع العوائد والتكاليف


شكل 1.13 أنواع العوائد والتكاليف

جدول التكاليف والعوائد Costs & Benefits

تكاليف التطوير Development Costs
تكاليف التشغيل Operational Costs
-          رواتب الفريق المطور      Development Team Salaries
-          أتعاب المستشارين Consultant fees
-          تدريب  الفريق المطور                    Development Training
-          تكلفة التنصيب للبائعين Vendor Installation
-          المعدات والمساحة المكتبية                Office Space & Equipment
-          تكاليف تحويل البيانات                     Data Conversion  Costs         
-          تحديثات البرمجيات              Software Upgrades
-          تكاليف ترخيص البرمجيات                    Software Licensing Fees
-          صيانة العتاد الصلب               Hardware Repairs
-          تطويرات العتاد الصلب                    Hardware Upgrades
-          رواتب الفريق المشغل                       Operational Team Salaries
-           تكاليف الاتصالات                     Communications Charge
-          تدريب المستخدمين                        Users Training               
التكاليف الملموسة Tangibles Benefits
التكاليف الغير ملموسة Intangibles Benefits
-          زيادة المبيعات Increased Sales
-          تقليل طاقم الموظفين Reduction in Staff
-          تقليل عمليات الجرد Reduction in inventory
-          تقليل تكاليف تكنولوجيا المعلومات Reduction in IT Costs
-          أسعار أفضل من المزود Better Supplier Prices
-          زيادة الحصة السوقية Increased  market Shares
-          زيادة شهرة الماركة Increased Brands Recognition
-          منتجات عالية الجودة Higher Quality products
-          تحسين خدمات الزبائن Improve Customer Services
-          علاقات أفضل مع المزود Better Supplier relations
جدول 1.8 التكاليف والعوائد
كتابة القيم الى التكاليف والعوائد Assign Values to Costs & Benefits
بمجرد عن عرفت جميع التكاليف والعوائد. يحتاج محلل النظم بإسناد القيم  بالأرقام. بمعنى وضع التكاليف بالعملة وكذلك العوائد. وهذا يبدو كانه مستحيل وضرب من الخيال. وهو كيف يمكن لشخص تقدير التكاليف والعوائد لأشياء  لم تحدث بعد؟ وكيف تريد لهذه التنبؤات أن تحدث على أرض الواقع؟. بالرغم من أن هذه المهمة صعبة  جدا يجب عليك أن تبذل أفضل مجهودك بحيث تأتي بأرقام معقولة ومنطقية لكافة التكاليف والعوائد. عندها فقط لجنة الموافقة يمكن ان تصنع قرار بناء على القيم المسندة وعندها أما أن توافق أو تتوقف باتجاه اعتماد هذا المشروع.
أكثر الاستراتيجيات الفعالة  لتقدير التكاليف والعوائد هي بالاعتماد على أناس يفهموا تلك التكاليف بطريقة أفضل. مثل التكاليف والعوائد المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات او يمكن للمشروع نفسه بأن تقدر من قبل مجموعات تكنولوجيا المعلومات لدى الشركة نفسها. او بمساعدة مستشارين خارجيين. ويمكن للمستخدمين الأعماليين Business Users يمكن أن يطوروا الارقام المرتبطة بأعمالهم مثل توقعات المبيعات Sales Projections ومستويات الطلبات Orders Level. ويمكن للشركات الاخذ بالاعتبار  بالمشاريع السابقة  و تقارير الصناعة ومعلومات البائعين , وبالرغم بأن هذه ربما تكون أقل دقة. ولكن يفضل تنقيح كل التقديرات كلما تم  التقدم بالمشروع.
إذا كان التنبؤ للقيم الخاصة للتكاليف والعوائد صعب برهنته ربما يفضل استخدام مدى من القيم للتكاليف   والعوائد واعتماد القيم المحتملة لكل قيمة. ومع هذه المعلومات يمكن حساب التكاليف  والعوائد. لنتذكر جدول توقعات المبيعات لشركة TS حيث أن فريق التسويق في الشركة طور قيم لاحتمالات المبيعات. ومع المزيد من المعلومات التي نتعلمها خلال المشروع  يمكن  للقيم المقدرة وقيم الاحتمالات ان تنقح وينتج عنها قيم منقحة ومتوقعة للتكاليف والعوائد.
 وماذا عن العوائد والتكاليف الغير ملموسة بعض الأحيان يمكن ان نعدد في قائمة العوائد الغير ملموسة مثل تحسين خدمة الزبائن بدون الحاجة لكتابة قيمة بالعملة. وفي أوقات أخرى يجب أن تتخذ فيما يتعلق كيف أن تكون القيم الغير ملموسة مجدية  وذات فائدة. والمقترح هو محاولة تقدير التكاليف والعوائد قدر الامكان. نفترض بأن النظام يطالب الى تحسين خدمة الزبائن. وهذه القيمة  غير ملموسة ولكن تحسين خدمة الزبائن بأنها سوف تقلص الشكاوي 10%  فخلال ثلاثة سنوات ثم الانفاق 200,000$  على اتصالات الهاتف لمعالجة الشكاوي وبفرض ان خدمة الزبائن دخلت حيز التنفيذ  2013 فإلى  2016 نتوقع ان تكاليف الاتصالات للرد على الشكاوي ستنخفض بنسبة كبيرة فهذا التوفير في تكاليف الاتصالات جاء نتيجة تحسين خدمة الزبائن. بمعنى يمكن قياس القيم الغير ملموسة بناءً على ارتباطها بقيم ملموسة أخرى.

المثالين التاليين  يعرضان تحليل  التكلفة – العائد Cost- Benefit analysis باستخدام السيولة النقدية البسيطة. المثال الاول يستخدم تقنية العائد من الاستثمار ROI  و نفطة توقف الحدث BEP  أما المثال الاخر يستخدم تقنية القيمة الحالية الصافية NPV مع نسبة راجعة Rate of Return  هي 6% بدلا من 10% كما في الامثلة السابقة.
تحليل التكلفة- العائد Cost-Benefit Analysis باستخدام ROI وBEP


2012
2013
2014
2015
2016
الاجمالي
العوائد






زيادات المبيعات

500,000
530,000
561,800
595,508
2,187,308
تقليص تكاليف الاتصالات( (1

70,000
70,000
70,000
70,000
280,000
تقليص تكاليف الجرد

68,000
68,000
68,000
68,000
272,000
اجمالي العوائد ∑ (2)

638,000
668,000
699,800
733,508
2,739,308
تكاليف التطوير






2 سيرفر لكل واحد 125,000
250,000
0
0
0
0
250,000
طابعة
100,000
0
0
0
0
100,000
ترخيص البرمجيات
34,835
0
0
0
0
34,835
برمجيات السيرفر
10,945
0
0
0
0
10,945
عمال التطوير
1,236,525
0
0
0
0
1,236,525
إجمالي تكاليف التطوير
1,632,295




1,632,295
تكاليف التشغيل






العتاد الصلب

50,000
50,000
50,000
50,000
200,000
البرمجيات

20,000
20,000
20,000
20,000
80,000
عمال التشغيل

115,000
119,600
124,384
129,359
488.343
إجمالي تكاليف التشغيل

185,000
189,600
194,384
199,359
768,343
إجمالي التكاليف ∑ 3
1,632,295
185,000
189,600
194,384
199,359
2,400,638
إجمالي العوائد∑ - التكاليف∑4
1,632,295
453,000
478,400
505,416
543,149
338,670
السيولة النقدية التراكمية الصافية
1,632,295
1,179,295
700,895
195,479
338,670

ROI
= الناتج من / الناتج من 3 = 338,670 / 2,400,638=
BEP
نلاحظ الخلية باللون الاصفر بدء عندها الربح بمعنى 3 سنوات سالبة فمعادلة BEP هي كالتالي
= (عدد السنوات السالبة + [338,670 -  543,149  ]/ 338,670 )
= (3 +  [338,670 -  543,149  ]/ 338,670  )
= 3 + 37.=3.37 عام
1 قيمة خدمة الزبائن حسبت على أساس تقليل تكلفة اتصالات معالجة شكاوي الزبائن
2 وقيمة غير ملموسة وهي مقدرتنا على عرض خدمات يقدمها منافسينا
جدول 1.9 تحليل التكاليف والعوائد باستخدام BEP وROI


تحليل التكلفة – العائد Cost-Benefit Analysis  باستخدام NPV مع نسبة راجعة 6%


2012
2013
2014
2015
2016
الاجمالي
العوائد






زيادات المبيعات

500,000
530,000
561,800
595,508

تقليص تكاليف الاتصالات( (1

70,000
70,000
70,000
70,000

تقليص تكاليف الجرد

68,000
68,000
68,000
68,000

اجمالي العوائد ∑ (2)

638,000
668,000
699,800
733,508

إجمالي العوائد PV ∑ 3

601,887
594,518
587,566
581,007
2,364,978
تكاليف التطوير






2 سيرفر لكل واحد 125,000
250,000
0
0
0
0

طابعة
100,000
0
0
0
0

ترخيص البرمجيات
34,835
0
0
0
0

برمجيات السيرفر
10,945
0
0
0
0

عمال التطوير
1,236,525
0
0
0
0

إجمالي تكاليف التطوير
1,632,295





تكاليف التشغيل






العتاد الصلب

50,000
50,000
50,000
50,000

البرمجيات

20,000
20,000
20,000
20,000

عمال التشغيل

115,000
119,600
124,384
129,359

إجمالي تكاليف التشغيل

185,000
189,600
194,384
199,359

إجمالي التكاليف ∑
1,632,295
185,000
189,600
194,384
199,359

إجمالي تكاليف PV  4
1,632,295
174.528
168,743
163,209
157,911
2,296,686
NPV
الناتج من 3 – الناتج من 4 = 2,364,978 2,296,686 =
68,292
1 قيمة خدمة الزبائن حسبت على أساس تقليل تكلفة اتصالات معالجة شكاوي الزبائن
2 وقيمة غير ملموسة وهي مقدرتنا على عرض خدمات يقدمها منافسينا
جدول 1.9  تحليل التكاليف العوائد باستخدام NPV
دراسة الجدوى التنظيمية Organizational Feasibility
أخر تقنية تستخدم في دراسة الجدوى التحليلية وتستخدم لتقييم الجدوى التنظيمية للنظام. وهو كيف يمكن للنظام أن يقبل بشكل غير محدود من مستخدمين النظام ومندمج مع العمليات Operations الجارية  للمنظمة. يوجد العديد من العوامل التنظيمية التي تؤثر  على المشروع, والمطورون يعلمون بأن دراسة الجدوى التنظيمية أصعب دراسة في الدراسات السابقة لتقييمها. الجوهر هو ان دراسة الجدوى التنظيمية تطرح السؤال "إذا بنينا النظام هل سوف يعودون؟"
والطريقة الاولى للإجابة على الجدوى الاقتصادية للمشروع

-           هي بهم كيف سوف تتوافق أهداف المشروع  مع أهداف الأعمال؟ استراتيجية الانحياز Strategic alignment مكانها بين استراتيجية الأعمال والمشروع. كلما  كان الانحياز أكبر (عدد المستخدمين الذين انحازوا للنظام) كلما كانت المخاطر أقل من وجهة الجدوى التنظيمية. على سبيل المثال إذا قررت إدارة التسويق لتصبح أكثر تركيزا على الزبائن. فأن CRM الذي ينتج معلومات عن الزبائن متكاملة فعندها سوف تكون استراتيجية الانحياز alignment Strategic قوية مع أهداف التسويق. العديد من المشاريع تفشل إذا قامت إدارة تكنولوجيا المعلومات منفردة بادرة في المشروع وكان هناك انحياز قليل أو عدم وجود استراتيجية انحياز مع وحدات العمل او مع استراتيجيات التنظيمية.
والطريقة الثانية لتقييم الجدوى التنظيمية
-           هي بالتوصل لتحليل أصحاب المصلحة Stakeholder.

أصحاب المصلحة Stakeholder:-
 هو شخص أو مجموعة أو منظمة يمكن أن تؤثر أو تتأثر بالنظام الجديد. وبشكل عام أهم أصحاب المصلحة في تقديم النظام الجديد هم:-
o       أبطال المشروع Project Champions
o       مستخدمي النظام System Users
o       الإدارة التنظيمية Organization Management
o       الاخرون  من الخارج أو داخل المنظمة.
الاخرون مثل إدارة نظم المعلومات يمكن أن تكون أصحاب مصلحة وذلك لان يمكن للوظائف أن تتغير في النظام الجديد. ويمكن ان يكون الاخرون من خارج المنظمة مثل وزارة التجارة والصناعة فهي التي تعطي تراخيص لبناء أو صناعة منتج أي أنه يوافق المواصفات للبلد وغيرها. وزارة التعليم العالي أصحاب مصلحة في الانظمة التعليمية.
أبطال المشروع Project Champions:-
-           هم من لديهم أعلى صلاحية  لتنفيذ المشروع  وليس دائما أو أن يكون راعي المشروع Project Sponsor الذي أنشأ وثيقة بناء النظام System Request. فهناك أبطال يدعمون المشروع بتوفير الوقت والموارد (مثل التمويل)أو الذين يقدمون الدعم السياسي داخل المنظمة عن الاتصالات بصناع القرار داخل المنظمة بأهمية النظام. يفضل أن يكون هناك أكثر من بطل لأنه في حال قام البطل بترك المنظمة ربما يبقى دعم المشروع كما هو.
إدارة المنظمة Organizational Management
-           بينما بطل المشروع يقدم الدعم يوم بيوم للنظام فأن المشروع أيضا يحتاج دعم إدارة المنظمة. فأن مثل دعم الادارة للمشروع يوصل رسالة الى باقي أعضاء المنظمة بأن تؤمن بأن النظام سيساهم في صنع قيمة وايضا من الضروري توفير الموارد الضرورية له. الفكرة بأنه يجب على المنظمة تشجيع الأشخاص على استخدام النظام القبول بالتغيرات العديدة في النظام مما يجعل فكرة إنشاءه محبوبة.
مستخدمي النظام System Users:-
-           هم المجموعة الثالثة من أصحاب المصلحة وهم الذين سيستخدمون النظام بصورة غير محدودة عندما تتم عملية تنصيبه داخل المنظمة. وغالبا ما يتم مقابلة فريق المشروع مع مستخدمي النظام في بداية المشروع ثم يختفون حتى يتم بناء النظام. ونادرا ما يكون المشروع النهائي يقابل توقعات واحتياجات الذين من المفترض سيستخدمونه. لأنه كلما تقدم المشروع سيدرك المستخدمين بضرورة إحداث تغيرات. يجب تعزيز مشاركة المستخدمين خلال عملية تطوير النظام وذلك للتأكد بأن النظام سيستخدم ويقبل بواسطة الحصول على مشاركة مستخدمين نشيطين خلال مرحلة تطوير النظام مثل (أداء المهمات , إبداء رأي Feedback ,صنع قرارات).
-          دراسة الجدوى النهائية تساعد المنظمات على صنع استثمارات أكثر حكمة في يخص نظام المعلومات. لأنه يجبر فريق المشروع على الاخذ بالاعتبار بالعوامل التقنية والاقتصادية والتنظيمية التي يمكن أن توثر على مشاريعهم.  وهذا يحمي المحترفون التكنولوجيين من الانتقاد عن طريق المحافظة على تعليم الوحدات الوظيفية عن القرارات وموقفهم كقادة في عملية اتخاذ القرارات. تذكر بأنه يجب تنقيح (مراجعة وفرز) دراسة الجدوى عدة مرات خلال نقاط  في المشروع عندما يتخذ فريق المشروع  قرار حاسم عن النظام (قبل بدء تصميم النظام). دراسة الجدوى النهائية يمكن ان تستخدم لدعم وشرح الخيارات الحاسمة التي ستصنع خلال دورة حياة تطوير النظام.

<<<< التالي الفصل الثاني من تحليل وتصميم النظم الادارة واختيار المشروع


===========================================================================
For Follow Me 
Twitter: @aalmahallawi
Arabian SEO Expert:by +Ahmed Almahallawi 
IT Help Desk,SAP
SEO Expert ,PHP,C#,ASPX,System Analyst.
Al alami st
gaza -jabaliaGaza Strip
No comments